Starthilfe · 31. Oktober 2025 · Fortgeschritten · ca. ein Samstag
Wie ich das Loco-Soft-Handbuch KI-gerecht aufbereitet habe, damit es endlich nützlich wird
Das Handbuch unserer Werkstatt-Software ist gut geschrieben. Trotzdem findet niemand darin die Antwort, denn es ist nach Programm-Nummern sortiert und nicht nach den Fragen, die meine Kollegen wirklich stellen. Bevor eine KI hier helfen kann, muss der Text erst aus einem alten Windows-Format heraus, und zwar so aufbereitet, dass die Maschine damit etwas anfangen kann. Das ist der Teil der Arbeit, den dir niemand abnimmt, und genau deshalb der Teil, der deinem Betrieb gehört.
Das Problem
Bei uns läuft alles über eine Software namens Loco-Soft. Auftrag anlegen, Fahrzeug erfassen, Teile buchen, Rechnung schreiben, Buchhaltung. Wer bei uns arbeitet, arbeitet in Loco-Soft, ob im Verkauf, in der Teileausgabe, in der Serviceberatung oder in der Buchhaltung. Und wer neu anfängt, lernt nicht nur den Beruf, sondern auch diese Software, und das dauert Monate. Das beste Beispiel ist eine Rechnung, in der ein Fehler steckt. Man will sie korrigieren und sucht nach der Stelle, an der das geht. Es gibt sie nicht. Eine fertig geschriebene Rechnung lässt sich nicht ändern, man muss sie stornieren und neu erstellen. Das allein ist schon mühsam. Teurer ist die Zeit davor, in der man nach einer Funktion sucht, die es gar nicht gibt, weil niemand auf den Gedanken kommt, dass Ändern hier grundsätzlich nicht vorgesehen ist. So etwas passiert nicht jeden Tag, aber immer wieder, und jedes Mal steht die Arbeit still, bis jemand weiß, wie es geht.
Ein paar Sätze dazu, was Loco-Soft überhaupt ist, denn außerhalb der Branche kennt es kaum jemand, innerhalb dagegen fast jeder. Es ist ein Dealer-Management-System, also die kaufmännische Software, über die ein Autohaus oder eine Werkstatt komplett läuft. Angefangen hat es 1987 mit einem Diplom-Ingenieur namens Wolfgang Börsch, der kleinen und mittleren Betrieben etwas Bezahlbares bauen wollte, lauffähig auf der ersten PC-Generation. 1989 kam die erste Version auf den Markt, für 149 Mark im Monat. Heute sitzt die Firma in Lindlar im Bergischen Land, und über 3.400 Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz arbeiten täglich damit. Im deutschsprachigen Raum ist Loco-Soft damit die Nummer eins unter diesen Systemen.
Diese Herkunft erklärt auch die Bedienung. Die Programme sind in einem Baum organisiert, und jedes hat eine dreistellige Nummer. Einen Auftrag eröffnest du in Programm 211, eine Rechnung stornierst du in Programm 242, und wie alt eine Rechnung dafür sein darf, stellst du in Programm 912 ein. Man kann sich über die Überbegriffe durch diesen Baum hangeln und die Nummer so finden. Nur sind die Überbegriffe nicht immer so selbsterklärend, wie es sich der Entwickler damals gewünscht haben dürfte. Also klickt man sich durchs Menü, statt zu finden, was man sucht. Wer die Nummer dagegen kennt, ist in zwei Sekunden am Ziel. Genau deshalb ist diese Nummer die wertvollste Information überhaupt, und sie wird uns in Schritt 3 noch beschäftigen.
Zu dieser Software gehört ein Handbuch, und ich will gleich etwas klarstellen, damit das hier nicht wie eine Beschwerde klingt. Die Dokumentation von Loco-Soft ist gut. Sie ist besser als das meiste, was ich sonst kenne. Jede Seite ist nach demselben Muster gebaut, erst ein Absatz „Warum”, dann ein Absatz „Wie”, dazu Screenshots und die genauen Tastenfolgen bis hin zu F4 und F9. Dazu kommen 85 offizielle PDF-Handbücher zu den Schnittstellen. Da hat sich jemand über Jahre Mühe gegeben.
Das Problem ist nicht die Qualität. Das Problem ist die Sortierung. Diese Hilfe ist von der Software her gedacht und nicht vom Menschen. Sie beantwortet die Frage „Was macht Programm 242?”. So fragt bei uns niemand. Eine Serviceberaterin fragt „Wie storniere ich eine Rechnung?”, ein Verkäufer fragt „Wie hinterlege ich eine Inzahlungnahme?”, ein Kollege in der Teileausgabe fragt „Wie buche ich eine Rücklieferung?”. Zwischen dieser Frage und der Programm-Nummer liegt genau das Wissen, das einem fehlt, solange man es nicht hat. Man braucht die Antwort, um die Frage stellen zu können.
Dazu kommt etwas, das mir erst beim Aufräumen aufgefallen ist. Loco-Soft hat eine innere Logik, ein Konzept. Der Auftrag ist die Basis von allem, er verbindet den Rechnungsinhalt mit der Rechnungsanschrift, und deshalb soll man ihn sofort anlegen, auch für interne Arbeiten. Auch die Sache mit der unveränderlichen Rechnung von eben ist kein Mangel, sondern folgt aus dieser Logik: Ein Beleg ist ein Beleg, und wer ihn nachträglich ändern könnte, hätte keine saubere Buchhaltung mehr. Beides steht sogar in der Hilfe. Aber es steht verstreut, jeweils als kurzer Vorspann zu einem einzelnen Programm-Modul. Es gibt kein Kapitel, das erklärt, wie diese Software denkt. Wer das Konzept verstehen will, müsste tausend Seiten lesen und sich die Absätze selbst zusammensuchen. Genau das macht Loco-Soft so schwer zu lernen. Und genau das ist etwas, das eine KI gut kann: verstreute Absätze zu einer Antwort zusammenziehen.
Diese Ausgabe ist der erste von zwei Teilen. Hier geht es um die Vorarbeit: das Handbuch so aufzubereiten, dass eine KI damit etwas anfangen kann. Das klingt unspektakulär, ist aber der einzige Teil, den dir niemand abnimmt. Wie aus dem aufbereiteten Text dann eine Hilfe wird, die man in normalen Sätzen fragen kann, steht im zweiten Teil.
Der Irrweg, der mich fast Tausende Euro gekostet hätte
Bevor ich zu dem komme, was funktioniert hat, erzähle ich, was nicht funktioniert hat. Das ist mir wichtiger, denn dieser Irrweg hat mich mehr Zeit gekostet als alles andere zusammen.
Meine erste Recherche endete bei einer Grafikkarte für künstliche Intelligenz, damals um die fünf- bis achttausend Euro, dazu ein eigenes Sprachmodell im Keller. Ich war kurz davor zu glauben, das sei die Eintrittskarte. Es war es nicht. Gebraucht habe ich am Ende Dienste, die im Monat weniger kosten als ein Satz Bremsbeläge, und die teure Hardware ist bis heute nicht nötig geworden.
Der zweite Irrtum war der teurere, und er ist schwerer zu erkennen, weil dabei nichts kaputtgeht. Für den ersten Anlauf habe ich alles selbst gebaut. Ich will hier fair mit mir selbst sein und erst einmal erklären, warum ich damals genau diese Bauteile gewählt habe, denn jede einzelne Entscheidung war für sich vernünftig.
Für die Suche nahm ich eine Vektordatenbank, weil sie in jeder Anleitung stand, die ich fand. Beim zweiten Anlauf bin ich davon abgerückt und habe die Suche in unsere vorhandene Datenbank umgezogen, die wir für andere Dinge ohnehin betreiben. Auch das war richtig gedacht: lieber ein System weniger im Haus. Für die Oberfläche nahm ich Streamlit, ein Werkzeug, mit dem man aus ein paar Zeilen Programmcode in Minuten eine Webseite bekommt. Für einen Prototyp gibt es kaum etwas Schnelleres. Und für die eigentlichen Antworten nahm ich zugekaufte Dienste, weil ich der Meinung war und bin, dass man Sprachmodelle nicht selbst betreiben muss, um mit ihnen zu arbeiten.
Und ich will auch fair mit dem Ergebnis sein: Es war nicht schlecht. Das Ding funktionierte, und die Antworten waren meistens hilfreich. Wenn ich es in Zahlen fassen soll, war es eine Sechzig-Prozent-Lösung. Das ist mehr, als vorher da war, und für einen ersten Anlauf ohne Vorbild ist das in Ordnung. Es blieb nur deutlich unter seinem Potenzial, und zwar aus drei Gründen.
Der erste: Streamlit ist ein Werkzeug für Prototypen, nicht für den Alltag. Heraus kam ein Eingabefeld, ein Knopf, und dann Warten auf einen Textblock. Kein Gesprächsverlauf, keine Rückfrage, kein vernünftiges Bild auf dem Handy. Es sah aus wie ein Formular aus einer anderen Zeit, und so hat es sich auch angefühlt. Meine Kollegen sind Werkzeuge gewohnt, die aussehen wie das, was sie privat auf dem Telefon benutzen. Ein Prototyp gewinnt gegen diese Erwartung nie, und was nicht einlädt, wird nicht benutzt.
Der zweite: Ich hatte jetzt drei eigene Bausteine, die alle laufen mussten, die Oberfläche, die Suchlogik und die Datenbank. Jede Kleinigkeit bedeutete Arbeit an drei Stellen, und alles davon war meine Arbeit, für immer.
Der dritte Grund ist der eigentliche, und er hat mich am meisten geärgert, als ich ihn bemerkt habe. Während ich Monate an dieser Technik feilte, war der Inhalt darin veraltet und unvollständig. Die Wissensbasis stammte aus einer Handbuch-Fassung von etwa 2019, obwohl auf unserem Laufwerk längst eine aktuelle lag. Und die 85 offiziellen PDF-Handbücher waren überhaupt nicht enthalten, ich hatte sie schlicht übersehen. Ich hatte also ein ordentlich gebautes System, das aus einer alten und lückenhaften Quelle antwortete. Genau da liegen die fehlenden vierzig Prozent: nicht in der Technik, sondern im Inhalt.
Heute sind wir bei etwa neunzig Prozent, und der Sprung kam fast vollständig aus zwei Richtungen, die nichts mit Programmieren zu tun haben. Die Quelle wurde vollständig und aktuell, und die Oberfläche wurde eine, die man gern benutzt. Beides hätte ich früher haben können, wenn ich weniger gebaut und mehr aufbereitet hätte.
Daraus habe ich den Satz gelernt, der den Rest dieser Ausgabe bestimmt: Meine Arbeit steckt nicht in der Technik drumherum, sondern im Handbuch. Oberfläche, Suche und Datenbank sind Massenware, die andere längst besser bauen als ich, und die ich jederzeit austauschen kann. Der aufbereitete Text unseres Handbuchs dagegen ist unser Eigentum und unsere Arbeit. Ich habe das System drumherum inzwischen einmal komplett weggeworfen und neu gebaut. Der Text hat das unverändert überstanden. Alles, was in dieser Ausgabe folgt, ist genau dieser Teil.
Die Aufbereitung besteht aus drei Handgriffen, und jeder einzelne entscheidet darüber, ob die KI hinterher etwas Brauchbares sagen kann.
Schritt 1: Das Handbuch aus der alten Windows-Hilfe herausholen
Die Loco-Soft-Hilfe liegt nicht als PDF vor, sondern als CHM-Datei. Das ist ein Windows-Hilfe-Format aus den späten Neunzigern, und man muss es sich vorstellen wie ein Zip-Archiv: eine einzige Datei, in der 1.091 einzelne HTML-Seiten samt Bildern stecken. Auf dem Bildschirm sieht das aus wie ein Programm mit Baumstruktur links und Text rechts. Für eine KI ist es zunächst nichts als eine Datei, die sie nicht lesen kann.
Der erste Schritt ist deshalb kein KI-Schritt, sondern schlichtes Ausräumen. Man packt die CHM-Datei aus, und heraus fallen die einzelnen HTML-Seiten. Aus jeder dieser Seiten holt man den eigentlichen Text heraus und legt ihn als saubere Textdatei ab, eine Datei pro Handbuch-Seite. Dazu kommen bei uns die 85 PDF-Handbücher, die genauso behandelt werden. Am Ende lagen 1.176 saubere Textseiten da.
Du musst dafür nichts können und nichts installieren. Du beschreibst der KI, was du hast und was du willst, und sie schreibt das kleine Programm, das die Arbeit macht. Bei uns sind das ein paar Zeilen Python, und ich habe keine davon selbst getippt.
Zwei Fallen aus der Praxis, die sicher auch bei anderer alter Software auftauchen. Die erste: Die Umlaute kamen als Kauderwelsch heraus. Alte Dateien speichern Text anders als heutige, und wenn man das nicht sagt, wird aus „Fahrzeugprüfung” etwas Unlesbares. Die zweite: In jeder Seite steckte die Navigation mit, also die Zeilen für „Zurück”, „Weiter” und „Nach oben”. In tausend Textdateien ergibt das tausendmal denselben Müll, der die spätere Suche verwässert. Beides sagt man einmal, dann ist es weg.
„Unser Software-Handbuch liegt als alte Windows-Hilfe vor, also als CHM-Datei mit vielen HTML-Seiten darin. Ich will daraus pro Seite eine saubere Textdatei machen. Bei meinem ersten Versuch waren die Umlaute kaputt und in jeder Datei stand die Navigation mit drin. Kannst du das abfangen?"
Schritt 2: Alle Icons in Text umwandeln
Diese Falle würde man von außen nie erraten, und sie hat bei uns eine ganze Runde schlechter Antworten verursacht.
Die Loco-Hilfe benutzt an vielen Stellen kleine Bildchen statt Wörter. Statt „Klicken Sie auf den Listen-Pfeil” steht dort das Symbol des Listen-Pfeils. Ein Mensch am Bildschirm sieht das Symbol und versteht sofort. Ein Programm, das nur die Wörter herauszieht, wirft die Bildchen weg, und an genau diesen Stellen fehlt der KI hinterher das entscheidende Wort. Der Satz endet mitten in der Anleitung im Nichts.
Die Lösung ist unspektakulär, wenn man sie einmal kennt. Hinter jedem dieser Bildchen steckt in der Datei eine unsichtbare Beschriftung, die eigentlich für blinde Nutzer gedacht ist. Die lässt sich beim Herausziehen einfach als Wort in den Text schreiben. Aus dem Symbol wird wieder „Listen-Pfeil”, und der Satz ist vollständig.
Ich erzähle das so ausführlich, weil hier die eigentliche Botschaft steckt. Ich musste dieses Dateiformat nie verstehen. Ich musste nur merken, dass in den Antworten etwas fehlte, und das beschreiben können. Den Rest hat die KI gemacht. Man muss nichts können, solange man bereit ist, hinzuschauen und die richtige Frage zu stellen.
„Mir fällt auf, dass im Original an vielen Stellen kleine Symbole statt Wörter stehen, und im herausgezogenen Text fehlen genau diese Stellen. Sorg bitte dafür, dass die Beschriftung hinter jedem Symbol als Wort im Text landet."
Schritt 3: Die Programm-Nummer in jede Seite schreiben
Das ist der Schritt, der aus einem Textstapel eine brauchbare Wissensbasis macht, und er hat bei uns am Ende die meiste Wirkung gehabt.
Erinnerst du dich an den Programmbaum vom Anfang? Der Kollege fragt „Wie storniere ich eine Rechnung?”, die Antwort lautet aber „Programm 242”. Wenn diese Nummer nicht mit auf der Textseite steht, kann keine KI der Welt sie nennen. Steht sie dagegen im Titel jeder einzelnen Seite, dann kommt am Ende genau die Antwort heraus, die der Kollege am Bildschirm braucht: nicht nur die Beschreibung, sondern die Nummer, die er eintippen muss.
In den Original-Dateien steht die Nummer in einer versteckten Zeile im Kopf der Seite. Man liest sie dort aus und schreibt sie als Überschrift in die Textdatei: „Rechnungen stornieren (Programm 242)”. Ein winziger Handgriff, und er entscheidet darüber, ob das Ergebnis im Alltag taugt oder nicht.
Wenn deine Software keine Programm-Nummern hat, ist das Prinzip trotzdem dasselbe. Überlege dir, welche Angabe dein Kollege am Ende braucht, um die Sache wirklich zu tun. Der Menüpfad, der Name der Maske, die Nummer des Formulars. Genau die gehört in jede Seite hinein, bevor du weitermachst.
„In jeder Original-Seite steht irgendwo die Programm-Nummer, meistens versteckt im Kopfbereich. Schreib sie mir in die Überschrift jeder Textdatei, im Format Titel plus Nummer in Klammern. Ohne diese Nummer nützt uns die Antwort später nichts."
Schritt 4: Klären, ob du das Handbuch überhaupt verwenden darfst
Das ist die Frage, die ich am Anfang unterschätzt und dann zwischenzeitlich überschätzt habe. Ich beantworte sie so ehrlich, wie ich sie mir selbst gestellt habe. Vorweg: kein Rechtsrat, sondern wie ich es für unseren Betrieb abgewogen habe. Wer ganz sichergehen will, fragt seinen Anwalt oder direkt den Hersteller.
Die Loco-Soft-Hilfe ist urheberrechtlich geschützt, in den Dateien steht der Copyright-Vermerk. Ich habe mich deshalb eine Weile verrückt gemacht und war kurz davor, das ganze Projekt auf teure eigene Hardware umzubauen, nur damit kein Wort das Haus verlässt. Dann habe ich die Frage gründlich recherchiert und bin bei einem bodenständigeren Bild gelandet. Als Kunde habe ich eine Lizenz und damit das Recht, diese Doku im Betrieb zu nutzen. Dass ein Dienstleister sie dabei technisch verarbeitet, ist derselbe Vorgang, der längst Alltag ist, wenn Betriebe ihre Dateien in einen Cloud-Speicher legen oder Dokumente per Online-Office öffnen. Niemand käme auf die Idee, das als Urheberrechtsverletzung zu sehen.
Drei Linien haben wir uns trotzdem gesetzt, und an denen hängt die ganze Abwägung. Erstens bleibt alles rein intern, nur unsere Mitarbeiter kommen über die Anmeldung heran, kein Absatz der Hilfe landet öffentlich im Netz. Zweitens verkaufen wir das nicht als Dienst an Dritte weiter. Drittens, und das ist der Punkt, den viele übersehen: Die KI-Dienste, die wir nutzen, trainieren nach ihren Geschäftsbedingungen nicht mit unseren Daten. Das Handbuch wird verarbeitet, um unsere Fragen zu beantworten, es wird nicht Teil eines fremden Modells.
Ein vierter Punkt kommt dazu, und den habe ich selbst erst beim Aufräumen begriffen. Loco-Soft legt seine Dateien auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk ab, und dort liegt nicht nur das Handbuch. Im selben Verzeichnisbaum, ein paar Ordner weiter, liegen die Fotos, die meine Kollegen in der Software an Kunden, Fahrzeuge und Aufträge anhängen, also zum Beispiel die Schadensbilder von der Annahme, mit Kennzeichen darauf. Daneben liegt ein Austauschordner mit Auftragsdaten. Wer also blind „das Loco-Verzeichnis” an eine KI übergibt, übergibt Kundendaten mit und merkt es nicht einmal.
Deshalb ist die erste Zeile meiner Anleitung nicht ein Befehl, sondern eine Grenze: In die Wissensbasis kommen ausschließlich zwei Dinge, die Programmhilfe und die offiziellen PDF-Handbücher. Alles andere auf diesem Laufwerk ist tabu. Damit enthält die Wissensbasis keinen einzigen Kundennamen und kein Kennzeichen, und die ganze Datenschutzfrage stellt sich in diesem Projekt gar nicht erst. Wenn du das nachbaust, ist das der eine Punkt, an dem ich dir raten würde, zweimal hinzusehen, bevor du irgendetwas hochlädst.
Eigentlich, und das meine ich ohne Spitze, sollte so einen Assistenten der Hersteller selbst anbieten. Bis dahin baue ich ihn eben für uns, mit Respekt vor der Arbeit, die in dieser Doku steckt.
„Das Handbuch gehört nicht mir, sondern dem Hersteller unserer Software. Wir haben eine Lizenz und wollen es nur intern nutzen. Wo verläuft da die Grenze, und worauf muss ich bei der Wahl des KI-Dienstes achten?"
Was du danach hast
Am Ende dieses Wochenendes liegt kein fertiges Produkt vor dir, und das ist in Ordnung. Was vorliegt, ist etwas anderes: das Wissen deines wichtigsten Programms, befreit aus einem Format von 1997, als saubere Textdateien, jede mit Titel und Programm-Nummer, ohne Navigationsmüll, mit lesbaren Umlauten und mit den Wörtern, die vorher als Symbole versteckt waren. Bei uns sind das 1.176 Seiten.
Dieses Artefakt ist der eigentliche Wert. Es ist unabhängig von jedem Werkzeug. Ich habe seitdem das komplette System drumherum einmal weggeworfen und neu gebaut, und diese Textdateien haben den Umbau unverändert überstanden. Die Technik, die ich vorher gebaut hatte, hat ihren Dienst getan und war nach ein paar Monaten überholt. Der aufbereitete Text ist es bis heute nicht.
Und es fügt sich in das größere Bild, das mir am wichtigsten ist. Wir bauen bei uns nach und nach eine eigene Werkstatt-KI auf, die ich Karl KI nenne, nach einem Kollegen, der in Rente ging und viel Wissen mitnahm. Ein befreites Handbuch ist genau so ein Baustein: Wissen, das in einem Programm oder einem Kopf verschlossen war, wird für alle ansprechbar. Das ersetzt keinen Menschen, es nimmt ihm die stumpfe Sucherei ab und gibt ihm das Wissen zurück. Genau das meine ich, wenn ich sage, AI First ist Menschlichkeit First.
Im zweiten Teil dieser Reihe machen wir aus diesen Textdateien die Hilfe, die man wirklich benutzt. Dort geht es darum, wie man überhaupt herausfindet, welche fertige Software es für so etwas gibt, welche wir genommen haben und warum wir unser eigenes Gebautes weggeworfen haben, was eine Wissensbasis technisch ist und wie die Zahnräder ineinandergreifen, und wie eine einzige falsche Antwort ans Licht brachte, dass ein Drittel unseres Handbuchs stillschweigend verschwunden war. Diesen Teil solltest du nicht überspringen, denn er entscheidet darüber, ob deine Kollegen dem Ding trauen.
So sah mein Gespräch mit der KI aus
Ein nachgestelltes Beispiel, kein Wortprotokoll, aber nah an dem, wie es wirklich lief. Ich arbeite mit Claude Code, einer KI, die nicht nur antwortet, sondern auch handeln darf: Dateien lesen, ein Programm schreiben, es auf unseren Servern ablegen. Für ein bisschen Nachschlagen reicht jeder normale KI-Chat, ob ChatGPT, Claude oder Gemini. Tausend Handbuch-Seiten auszupacken und aufzubereiten, das ist die Superkraft so eines Agenten.
Bevor wir bauen, lass uns planen. Unser ganzes Handbuch für Loco-Soft steckt in einer alten Windows-Hilfe, und keiner findet darin etwas. Ich will, dass man die KI in normalen Worten fragen kann. Wo fangen wir an?
Guter Reflex, erst planen. Ich schlage zwei Phasen vor, und wir machen heute nur die erste. Zuerst holen wir den reinen Text aus deiner Windows-Hilfe heraus, denn dort ist er eingesperrt. Erst danach reden wir über die Oberfläche, und da würde ich dir schon jetzt raten, nichts selbst zu bauen. Eure Arbeit steckt im Handbuch, nicht im Eingabefeld.
Halt, eine Sorge vorweg. Das ist das Handbuch von Loco-Soft, nicht meins. Machen wir uns damit rechtlich angreifbar, wenn wir das der KI zu fressen geben?
Wichtige Frage, und gut, dass sie am Anfang steht. Ich bin kein Anwalt, aber die entscheidenden Linien kann ich dir nennen. Ihr habt die Doku lizenziert und nutzt sie im eigenen Betrieb, das ist derselbe Vorgang wie Dateien in einem Cloud-Speicher. Drei Linien solltet ihr halten: rein intern hinter eurer Anmeldung, nichts öffentlich weitergeben, und einen KI-Dienst wählen, der laut Vertrag nicht mit euren Daten trainiert. Und eine vierte ziehe ich von mir aus: Kundenaufträge und Fahrzeugfotos bleiben draußen, wir nehmen nur das Handbuch.
Einverstanden, so machen wir es. Hier ist die Windows-Hilfe. Ich sag dir gleich, das Zeug ist uralt und wüst.
Das ist gerade schiefgegangen, und ich sage dir ehrlich woran. Die Datei stammt aus einer Zeit, in der Text anders gespeichert wurde als heute. Ich habe sie nach heutigem Standard gelesen, deshalb kommen die Umlaute als Fragezeichen heraus. Ich rate jetzt nicht herum, sondern schaue nach, wie diese Dateien wirklich kodiert sind.
Heißt das, wir kommen an die alte Hilfe gar nicht ran?
Im Gegenteil, das war nur eine Einstellung. Die Hilfe benutzt die westeuropäische Kodierung der Neunziger, ich lese sie jetzt so, und die Umlaute stimmen. Nebenbei habe ich die Navigationszeilen entfernt, die sonst in jeder einzelnen Datei mitgeschleppt worden wären. Jetzt schau dir bitte zwei, drei Seiten an, ob inhaltlich etwas fehlt.
Da ist was komisch. Bei der Rechnungssuche hört der Satz mitten drin auf: „Sollte die Beleg-Nummer nicht bekannt sein, erhalten Sie durch Klick auf ... oder die Taste F9". Da fehlt was.
Gut gesehen, das ist ein echter Fund. Die Hilfe benutzt an solchen Stellen kleine Symbole statt Wörter. Ein Mensch sieht das Bildchen und versteht, mein erster Durchlauf hat es weggeworfen. Hinter jedem Symbol steckt in der Datei eine unsichtbare Beschriftung, die schreibe ich jetzt als Wort in den Text. Genau diese Stellen wären später die entscheidenden gewesen.
Eine Sache noch, und die ist mir wichtig. Bei uns nützt die schönste Beschreibung nichts, wenn nicht die Programm-Nummer dabeisteht. Ohne 242 findet der Kollege den Storno nicht.
Das ist der beste Hinweis des ganzen Tages, und er kam von dir, nicht von mir. Die Nummer stand versteckt im Kopf jeder Seite, jetzt steht sie in der Überschrift. Damit kann später jede Antwort die Nummer mitliefern, statt nur zu beschreiben. Deine Vorarbeit ist damit fertig. Was jetzt noch fehlt, ist die Oberfläche, und die bauen wir nicht selbst.
Das ist verrückt. Am Anfang dachte ich, ich brauche eine Maschine für achttausend Euro. Gebraucht habe ich einen Samstag und die richtigen Fragen.
Häufige Fragen
Was ist Loco-Soft?
Loco-Soft ist ein Dealer-Management-System, also die kaufmännische Software, über die ein Autohaus oder eine Kfz-Werkstatt komplett läuft: Kunden- und Fahrzeugverwaltung, Aufträge, Teile, Rechnungen, Buchhaltung und die Schnittstellen zu den Herstellern. Entwickelt wurde sie ab 1987 von Wolfgang Börsch als bezahlbare Lösung für kleine und mittlere Betriebe, seit 1989 ist sie am Markt. Heute sitzt das Unternehmen in Lindlar im Bergischen Land, mehr als 3.400 Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz arbeiten damit, und im deutschsprachigen Raum ist Loco-Soft die Nummer eins unter den Dealer-Management-Systemen.
Wie bedient man Loco-Soft?
Über einen Programmbaum, in dem jedes Programm eine dreistellige Nummer hat: 211 für die Auftragseröffnung, 242 für das Stornieren von Rechnungen, 912 für die zugehörige Grundeinstellung, dazu Funktionstasten wie F4 und F9. Man kann sich über die Überbegriffe durch den Baum hangeln, aber die sind nicht immer selbsterklärend, und so klickt man sich oft durchs Menü, statt zu finden, was man sucht. Wer die Nummer kennt, ist dagegen sofort am Ziel. Diese Bedienlogik stammt aus der frühen PC-Zeit und ist der Grund, warum man die Software lernen muss, statt sie sich zu erschließen.
Warum ist die Hilfe einer Werkstatt-Software so schwer zu nutzen, obwohl sie gut geschrieben ist?
Weil sie von der Software her sortiert ist und nicht von der Frage des Menschen. Sie beantwortet „Was macht Programm 242?”, gefragt wird aber „Wie storniere ich eine Rechnung?”. Man braucht also die Antwort bereits, um die Frage stellen zu können. Dazu kommt, dass das Konzept der Software zwar in der Hilfe steht, aber verstreut über tausend Seiten, jeweils als kurzer Vorspann zu einem einzelnen Programm-Modul. Ein Kapitel, das erklärt, wie die Software insgesamt denkt, gibt es nicht.
Was ist eine CHM-Datei und wie komme ich an ihren Inhalt?
CHM ist ein Windows-Hilfe-Format aus den späten Neunzigern. Man kann es sich wie ein Zip-Archiv vorstellen: In einer einzigen Datei stecken hunderte HTML-Seiten samt Bildern. Es lässt sich mit frei verfügbaren Werkzeugen auspacken, danach hat man ganz normale HTML-Seiten, aus denen sich der Text herausholen lässt. Du musst das nicht selbst können, es genügt, einer KI zu sagen, was du hast und was du willst.
Brauche ich eine teure Grafikkarte oder eigene KI-Hardware dafür?
Nein. Ich dachte anfangs selbst, ich bräuchte eine KI-Grafikkarte für mehrere tausend Euro. Für die Aufbereitung des Handbuchs braucht man überhaupt keine KI-Hardware, das ist normale Textverarbeitung. Und für den zweiten Teil, das Beantworten von Fragen, sind wir bei Diensten für ein paar Euro im Monat gelandet. Eigene Hardware wird erst interessant, wenn später echte Kundendaten dazukommen.
Darf ich das Handbuch meiner Werkstatt-Software für so eine KI verwenden?
Für die rein interne Nutzung im eigenen Betrieb ist das gut vertretbar, solange du eine Lizenz für die Software hast, nichts davon öffentlich weitergibst und einen KI-Dienst nutzt, der laut seinen Geschäftsbedingungen nicht mit deinen Daten trainiert. Es ist derselbe Vorgang, wie Firmendokumente in einem Cloud-Speicher zu verarbeiten. Das ist kein Rechtsrat. Wer ganz sichergehen will, fragt seinen Anwalt oder kurz beim Hersteller nach, der so einen internen Einsatz oft sogar begrüßt.
Verlassen dabei Kundendaten den Betrieb?
Nein, wenn du die Grenze bewusst ziehst. In die Wissensbasis kommt ausschließlich das Handbuch der Software, und das enthält keinen einzigen Kundennamen und kein Kennzeichen. In den Datenordnern der Software liegen auch echte Kundenaufträge und Fahrzeugfotos, die bleiben draußen. Damit stellt sich die Datenschutzfrage in diesem Projekt gar nicht erst.
Kann ich das auf jede Software anwenden, nicht nur auf Loco-Soft?
Im Prinzip ja. Der Weg ist immer derselbe: Handbuch auspacken, Text herausholen, dafür sorgen, dass die entscheidende Angabe pro Seite erhalten bleibt. Bei uns ist das die Programm-Nummer, bei anderer Software vielleicht der Menüpfad oder der Name der Maske. Ob das Handbuch als Windows-Hilfe, als PDF oder als Webseite vorliegt, ändert nur, wie du es auspackst.