Starthilfe · 29. Oktober 2025 · Einsteiger · ca. zwei Stunden
Wie ich unsere Abläufe von der KI aufschreiben ließ, bis aus dem Chaos etwas wurde, das jeder lesen kann
Unsere Prokuristin kam mit einer Excel voller offener Punkte zu mir, für die es noch keinen festen Ablauf gab. Ich habe diese Tabelle einer KI hingeworfen, sie den Branchen-Standard dazu recherchieren lassen und am Ende ein sauberes Diagramm bekommen, das ich nur noch prüfen musste und das jeder im Betrieb lesen kann. So dokumentierst du einen Prozess, ohne ihn selbst zu erfinden, an einem Nachmittag.
Das Problem
Als bei uns der Karl in Rente ging, merkten wir erst, wie viel mit ihm aus der Tür ging. Kein Geheimwissen, sondern tausend Kleinigkeiten, die er sich über die Jahre am eigenen Leib erarbeitet und nie jemand aufgeschrieben hatte. Plötzlich gab es Handgriffe, die niemand mehr so genau erklären konnte, und Fragen, auf die nur noch die Antwort kam, das habe immer der Karl gemacht. Da wurde mir klar, wie viel bei uns nur in einzelnen Köpfen steckt, und dass das kein Vorwurf an irgendwen ist, sondern einfach passiert, wenn niemand die Dinge festhält. Unsere Service-Annahme zum Beispiel lief seit Jahren, aber der Ablauf lebte nur in zwei, drei Leuten. Solange die da sind, läuft es. Geht einer, beginnt das Suchen. Kurz darauf kam unsere Prokuristin mit einer Excel voller offener Punkte zu mir, für die es längst einen festen, nachvollziehbaren und wiederholbaren Ablauf bräuchte. Genau da habe ich angefangen. Und was sich nach einem wochenlangen Projekt anfühlte, war am Ende an einem einzigen Nachmittag erledigt, in keinen zwei Stunden.
Dazu kommt, dass wir als Autohaus unsere Abläufe gar nicht nur aus eigenem Antrieb aufschreiben, sondern weil mehrere Stellen es von uns verlangen. Der Arbeitsschutz schreibt eine dokumentierte Gefährdungsbeurteilung vor, in der die Abläufe und ihre Gefahren festgehalten und aktuell gehalten werden müssen. Der Hersteller und das Qualitätsmanagement verlangen für die Zertifizierung dokumentierte Prozesse und eine Prozesslandkarte, sonst wird man kaum Vertragspartner. Das ist dieselbe Logik, die wir beim Thema Belegarchivierung mit den gesetzlichen Vorgaben schon kennengelernt haben. Aufschreiben ist also keine Kür, sondern Pflicht, und genau deshalb blieb sie liegen, weil sie sich nach einem Berg anfühlte.
Ich habe lange gedacht, das sauber aufzuschreiben sei ein eigenes Projekt, für das man jemanden bräuchte, der wochenlang alle befragt und es hübsch zeichnet. So jemanden hätten wir nie geholt, nicht einmal für wenig Geld, denn allein das Aufbereiten der Unterlagen und das Durchsprechen der Prozesse kostet Zeit, die wir nicht haben. Geändert hat sich nicht mein Budget. Geändert hat sich, dass ich heute die losen Unterlagen einer KI hinwerfen kann und sie daraus einen vollständigen ersten Entwurf baut. Meine Arbeit ist dann nicht mehr, ihn zu erschaffen, sondern nur noch, ihn zu prüfen. Und prüfen kann ich, weil ich den Betrieb kenne.
Schritt 1: Alles zusammenwerfen, was sowieso schon herumliegt
Du musst nichts Sauberes vorbereiten, und genau das ist der Punkt. Bei mir war der Auslöser einfach die Excel der Prokuristin mit ihren offenen Punkten. Dazu kommt, was ohnehin da ist: ein paar handschriftliche Notizen, ein Ausdruck aus dem Werkstattsystem, eine alte Checkliste, drei Stichworte vom Tresen. Je echter und unordentlicher, desto besser, denn die KI soll aus genau diesem Wust die Ordnung ziehen, nicht aus einer geschönten Version.
Schritt 2: Die KI den Standard recherchieren lassen, statt das Rad neu zu erfinden
Das ist der Schritt, den die meisten unterschätzen. Wir als Autohaus erfinden unsere Abläufe nicht neu, dafür sind sie viel zu üblich. Eine Service-Annahme läuft in tausend Werkstätten im Kern gleich, und es gibt für so etwas einen erprobten Standard. Also bitte ich die KI nicht nur, mein Chaos zu sortieren, sondern vorher zu recherchieren, wie so ein Prozess als bewährte Praxis aussieht. Sie bringt dann Dinge ein, an die ich selbst nicht gedacht hätte, etwa eine saubere Endabnahme mit dem Kunden oder das Erfassen des Fahrzeugzustands mit Fotos bei der Annahme. In aller Regel gilt nämlich: Was für alle gut ist, ist auch für uns gut.
„Ich habe ein paar Notizen zu unserer Service-Annahme, weiß aber selbst nicht genau, wie der saubere Ablauf aussieht. Recherchier bitte erst, wie so eine Annahme in einer Kfz-Werkstatt üblicherweise läuft, und bau daraus mit meinen Notizen einen ersten Entwurf."
Schritt 3: Deinen Wunsch und den Standard zu einem Diagramm verschmelzen lassen
Jetzt führst du beides zusammen. Die KI nimmt deine echten Unterlagen und den recherchierten Standard und baut daraus ein Ablaufdiagramm. Nicht als Bild, sondern als ein paar Zeilen Text in einer einfachen Diagramm-Sprache. Du musst diese Sprache nicht können und nichts installieren. Du beschreibst in normalen Worten, was du willst, und die KI schreibt den Code, aus dem ein Diagramm wird, samt der vielen Verzweigungen, die so ein Ablauf in Wirklichkeit hat. Bei uns waren das genau die Stellen, an denen es im Alltag hakt. Braucht der Kunde einen Ersatzwagen und ist einer frei. Muss erst ein Kostenvoranschlag raus und gibt der Kunde ihn frei. Tauchen bei der Diagnose zusätzliche Mängel auf. Sind alle Teile da oder muss bestellt werden. Genau dieses Verzweigungswissen weiß ein Neuer nie auf Anhieb.
„Mach mir daraus ein Ablaufdiagramm als Mermaid, mit allen Verzweigungen, die im Alltag vorkommen. Ich muss den Code nicht verstehen, zeig mir das Bild und sag mir in einem Satz, was es darstellt."
Schritt 4: Prüfen, wo der Standard nicht zu deinem Betrieb passt
Hier liegt die ganze Umkehr. Früher hättest du den Ablauf von null erschaffen müssen, jetzt liegt ein vollständiger Entwurf vor dir und du hältst ihn nur noch gegen die Wirklichkeit. Stimmt die Reihenfolge. Fehlt ein Schritt. Gibt es bei uns eine Eigenheit, die der Standard nicht kennt. Was nicht passt, sagst du der KI in normalem Deutsch, und sie bessert nach. Diese Prüfarbeit kann nur jemand leisten, der den Betrieb kennt, und genau deshalb ist das Ergebnis am Ende richtig und nicht bloß plausibel. Die Maschine macht den Rohbau und bringt den Standard mit, das Urteil bleibt bei dir. Arbeite die Sonderfälle einzeln durch, so bleibt das Diagramm prüfbar. Du musst den perfekten Prompt nicht im Kopf haben und nicht vorher wissen, wie das Ergebnis aussieht. Du tastest dich in normalen Worten heran und besserst nach, bis es stimmt.
„Zwei Sachen stimmen noch nicht: Die Probefahrt kommt bei uns ganz zum Schluss, nicht in die Mitte. Und wir haben nur drei Ersatzwagen. Ändere das."
Schritt 5: Das Diagramm ins Mitarbeiterhandbuch holen, wo es jeder findet
Ein Diagramm in einer Datei, die niemand öffnet, hilft keinem. Der Gewinn entsteht, wenn es dort lebt, wo dein Team ohnehin nachschaut. Bei uns ist das inzwischen ein digitales Mitarbeiterhandbuch in Nextcloud, in dem die Kollegen vom Urlaubsantrag bis zur Arbeitsanweisung alles finden. Das Praktische an dieser Textform ist, dass Nextcloud sie direkt als fertiges Diagramm anzeigt, sobald man sie einfügt, ohne dass man etwas exportiert. Wer ohnehin ein technisches Dokumentations-Werkzeug nutzt, bei uns ist das Forgejo, bekommt dasselbe geschenkt. So wird aus der einmaligen Arbeit ein lebendiges Nachschlagewerk. Ändert sich ein Ablauf, ändert die Person, die es merkt, eine Zeile, und das Bild ist sofort aktuell. Und nebenbei liegt der Ablauf damit auch nachweisbar abgelegt, was die Pflicht von vorhin erfüllt. Genau dieser Stand, die Service-Annahme als Diagramm im Mitarbeiterhandbuch, ist im Bild oben zu sehen.
„Wie bekomme ich dieses Diagramm in unser Nextcloud, sodass es jeder im Betrieb sehen kann?"
So sah mein Gespräch mit der KI aus
Ein nachgestelltes Beispiel, kein Wortprotokoll, aber nah an dem, wie es wirklich lief. Ich arbeite mit Claude Code, einer KI, die nicht nur antwortet, sondern auch handeln darf: sich einloggen, Dateien schreiben, Aufgaben automatisieren. Fürs reine Diagramm reicht jeder normale KI-Chat, das Ablegen und Aktuell-Halten ist die Superkraft so eines Agenten.
Bevor wir loslegen, würd ich gern kurz mit dir planen. Ich hab ein Chaos zur Service-Annahme und will daraus etwas machen, das jeder im Betrieb lesen kann. Nur: Ich weiß nicht, womit man so etwas überhaupt macht. Wo fangen wir an?
Klug, dass du erst planen willst, dann wird die Umsetzung leicht. Mein Vorschlag, grob in drei Phasen: erst werfen wir dein Material zusammen, dann baue ich daraus ein Ablaufdiagramm, dann legen wir es dort ab, wo es jeder sieht. Kurz zur Einordnung, damit du die Wahl hast: Das Diagramm selbst bekommst du aus jedem normalen KI-Chat, ob ChatGPT, Claude oder Gemini. Ich bin Claude Code und kann zusätzlich direkt auf euren Systemen handeln, das Ergebnis also gleich ablegen und später automatisch aktuell halten. Wenn Datenschutz für dich ganz oben steht, geht das Ganze auch mit einem lokalen Modell über Ollama, komplett auf eurer eigenen Hardware.
Siehst du, genau das meine ich, das wusste ich alles nicht. Datenschutz ist mir wichtig, wir haben Kundendaten im Haus. Was heißt das für uns?
Genau die richtige Frage, und sie zeigt etwas Wichtiges: Du musst die Technik nicht beherrschen, solange du solche Fragen stellst, den Rest übernehme ich. Konkret: Für reine Abläufe ohne Kundennamen oder Kennzeichen reicht eine Cloud-KI wie Claude völlig. Willst du ganz sichergehen oder später auch echte Kundendaten verarbeiten, nehmen wir das lokale Modell über Ollama, dann verlässt nichts das Haus. Für heute, nur die Service-Annahme, schlage ich die Cloud-Variante vor. Einverstanden, dann legen wir los?
Einverstanden, lass uns loslegen. Hier ist die Excel von der Prokuristin und ein paar abfotografierte Zettel. Keine Kundendaten, nur interne Abläufe.
Für mich ist das kein Chaos. Ich sehe schon drei Blöcke, Annahme, Werkstatt und Rückgabe. Wir machen nur die Annahme. Eine einzige Frage zum Start: Was ist bei euch der allererste Schritt, wenn ein Kunde sich meldet?
Puh. Meistens ruft er an oder kommt einfach vorbei. Termin eben, dann nehmen wir das Auto an. Frag mich bitte nicht nach jedem Detail, das hab ich nicht alles im Kopf.
Musst du auch nicht im Kopf haben. Ich nehme den üblichen Werkstatt-Standard als Gerüst und hänge deine Eigenheiten daran. Das Diagramm schreibe ich in Mermaid:
flowchart TD
A[Kunde meldet sich] --> B[Termin]
B --> C[Annahme: Wunsch, Mängel, Fotos]
C --> D[Probefahrt]
D --> E{Ersatzwagen frei?}
E -->|Ja| F[Ersatzwagen übergeben]
E -->|Nein| G[Hol- und Bringdienst]
Schau einmal drüber. Was stimmt so noch nicht?
Stop, was ist Mermaid? Davon hab ich noch nie gehört.
Ohne Fachchinesisch: Mermaid ist einfach eine kleine Textsprache für Diagramme. Du schreibst ein paar Zeilen Text, so wie oben, und daraus wird automatisch ein Flussdiagramm mit Kästchen und Pfeilen. Der ganze Witz ist: Du musst Mermaid nicht lernen. Ich schreibe die Zeilen, du liest am Ende nur das fertige Bild und sagst mir, was nicht stimmt. Mehr brauchst du nicht zu können.
Ah, verstanden. Dann seh ich es jetzt auch: Die Probefahrt hast du gleich nach der Annahme. Das ist falsch, die kommt bei uns immer ganz zum Schluss, nach der Reparatur. Und wir haben nur drei Ersatzwagen.
Erledigt, die Probefahrt sitzt jetzt am Ende vor der Übergabe, die Ersatzwagen-Abzweigung bleibt. Soll ich es jetzt für alle sichtbar machen?
Ja. Aber wie kommt so ein Diagramm überhaupt auf Nextcloud, dass es wirklich jeder im Betrieb sieht?
Ihr habt in Nextcloud die Collectives-App, das ist ein gemeinsames Handbuch für alle. Ich lege dort eine Seite an und füge den Mermaid-Text als Codeblock ein. Nextcloud erkennt das und zeigt statt der Zeilen automatisch das fertige Diagramm. Jeder mit Zugang sieht es. Ich mache das direkt:
$ ssh nextcloud-server --auth schluessel $ collectives.schreibe "Mitarbeiterhandbuch/Service-Annahme" ✗ Abbruch: Zugriff verweigert (Permission denied) — keine Schreibrechte am ZielordnerDas ist gerade schiefgegangen, und ich sage dir ehrlich woran. Der Server hat mich abgewiesen, mir fehlen die Schreibrechte am Ordner. Ich rate jetzt nicht herum, sondern sehe nach, woran es liegt.
Na toll. Heißt das, das war jetzt alles umsonst?
Nein, gar nichts umsonst. Der Ordner gehörte einem anderen Benutzer, deshalb durfte ich nicht hineinschreiben. Ich habe die Rechte korrigiert und es noch einmal versucht, jetzt steht die Seite im Handbuch und zeigt euren Ablauf als fertiges Diagramm. So etwas passiert, wichtig ist nur, dass man die Ursache findet und sauber behebt, statt darüber hinwegzupfuschen.
Ok, das ist wirklich stark. Eine Sorge hab ich noch: Ich will nicht, dass das Ding in einem halben Jahr wieder veraltet ist und keiner pflegt es.
Dafür sorge ich. Du hast zwei Wege, ein kleines Python-Script per nächtlichem Job, oder einen No-Code-Automatisierer wie n8n, falls ihr lieber klickt als programmiert. Ich würde mit dem Script anfangen, das ist robuster. Es liest die Auftragsdaten aus eurem Loco-Soft nur mit, gleicht das Diagramm bei Änderungen ab und hält es jede Nacht von selbst aktuell. Du gibst das einmal frei, dann veraltet nichts mehr.
Weißt du was, das nimmt mir echt einen Berg von den Schultern. Heute Morgen wusste ich noch nicht einmal, wo ich anfangen soll.
Was du danach hast
Am Ende hast du etwas, das es vorher schlicht nicht gab. Der Ablauf, der nur in wenigen Köpfen lebte, liegt als klares Bild vor, das ein Azubi oder eine Vertretung in wenigen Minuten versteht. Er verbindet deine gelebte Wirklichkeit mit dem, was sich anderswo längst bewährt hat, und er ist endlich nachweisbar dokumentiert, statt nur behauptet. Und weil er nur aus Text besteht, ist die Pflege ab jetzt eine Sache von dreißig Sekunden, nicht von einem neuen Projekt.
Es gibt noch einen zweiten Gewinn, und der ist mir wichtiger als jede Effizienz. So ein dokumentierter Ablauf ist nicht nur für Menschen da. Wir bauen bei uns nach und nach eine eigene Werkstatt-KI auf, die ich Karl KI nenne, nach genau dem Kollegen, der in Rente ging und so viel Wissen mitnahm. Jeder Ablauf, den wir aufschreiben, gibt Karl KI ein Stück Gedächtnis zurück. Wenn wir das nächste Mal nicht weiterwissen, soll Karl uns helfen, so wie der echte Karl es jahrzehntelang getan hat. Was wir für die Kollegen festhalten, wird so von selbst zum Wissensspeicher, aus dem auch die Maschine schöpft, und das Wissen eines Menschen, das sonst mit ihm gegangen wäre, bleibt dem Betrieb erhalten.
Das ersetzt keinen Menschen. Es holt nur das Wissen aus den Köpfen heraus, wo es bei einem Abschied verschwindet, und gibt es allen zurück. Genau das meine ich, wenn ich sage, AI First ist Menschlichkeit First. Die Maschine nimmt die stumpfe Arbeit ab und bewahrt, was ein Mensch in einem langen Arbeitsleben gelernt hat. Gebraucht wird der Mensch deshalb nicht weniger, sondern anders.
Im nächsten Schritt machst du aus genau diesem Diagramm eine Checkliste, die bei jeder Annahme mitläuft und der man Schritt für Schritt folgt, ohne nachzufragen. Aber das ist eine eigene Starthilfe.
Häufige Fragen
Brauche ich Programmierkenntnisse, um einen Prozess mit KI zu dokumentieren?
Nein. Du beschreibst den Ablauf in normalen Sätzen, die KI schreibt den Diagramm-Code. Lesen und prüfen kannst du das Ergebnis auch ohne Vorkenntnisse, denn dafür musst du nur deinen eigenen Betrieb kennen. Du musst nichts wissen, solange du bereit bist, die richtigen Fragen zu stellen.
Welche KI eignet sich dafür?
Für das Diagramm selbst genügt ein normaler KI-Chat, etwa ChatGPT, Claude oder Gemini. Wer mehr will, dass die KI das Ergebnis auch gleich ablegt, Daten aus dem Werkstattsystem zieht oder die Aktualisierung automatisiert, braucht ein agentisches Werkzeug wie Claude Code, das auf den eigenen Systemen handeln darf. Wenn Datenschutz oben steht, lässt sich ein lokales Modell über Ollama auf eigener Hardware betreiben.
Darf ich interne Abläufe überhaupt in einen KI-Chat eingeben?
Reine Abläufe ja, solange keine personenbezogenen Daten wie Kundennamen oder Kennzeichen darin stehen. Wer ganz sichergehen will, nutzt eine lokal betriebene KI, dann verlässt kein einziges Wort das Haus. Das ist auch der Grund, warum wir wichtige Dinge bei uns auf eigener Hardware laufen lassen.
Was ist Mermaid und muss ich es lernen?
Mermaid ist eine einfache Textsprache für Diagramme. Aus wenigen Zeilen Text wird ein fertiges Flussdiagramm. Du musst sie nicht lernen, die KI schreibt sie für dich. Du erkennst nur, ob das Ergebnis stimmt.
Wie kommt das Diagramm nach Nextcloud, sodass es alle sehen?
In Nextcloud legst du in der Collectives-App oder einer Text-Seite eine neue Seite an und fügst den Mermaid-Text als Codeblock ein. Nextcloud zeigt ihn automatisch als fertiges Diagramm an, jeder mit Zugang sieht es. Eine Zeile im Text ändern genügt, und das Bild aktualisiert sich von selbst.
Erfüllt so ein Diagramm eine Dokumentationspflicht?
Es hilft dabei. Ein nachvollziehbar abgelegter und aktuell gehaltener Ablauf ist genau das, was Arbeitsschutz und Qualitätsmanagement sehen wollen. Den konkreten Nachweis für deinen Betrieb stimmst du am besten mit deiner zuständigen Stelle ab.